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Standard automatique et agent virtuel : quel impact sur l’amélioration de l’expérience client ?

Publié le
29/9/2022
Satisfaction client
Guillaume Laguette
GL
Guillaume Laguette
Chief Marketing Officer - Reecall
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La gestion de la téléphonie au sein des entreprises n'est pas une mince affaire, notamment pour les professionnels qui doivent gérer au quotidien beaucoup d'appels téléphoniques. Pour se simplifier la tâche tout en réservant un excellent service aux clients, de plus en plus d'entreprises optent pour le standard automatique. Très pratique, cette solution vous permet d'assurer une meilleure gestion de votre service client. Chaque appelant qui tente d'entrer en contact avec votre entreprise pourra être redirigé vers le service concerné ou obtenir une réponse en temps réel pour les appels à faible valeur ajoutée.

En cas de flux d'appel élevé, le service client ne parvient pas cependant à prendre en charge tous les clients. Grâce à un agent virtuel comme Reecall, chaque appelant est automatiquement pris en charge et, selon les informations qu'il recherche, peut systématiquement obtenir une assistance ou alors être redirigé vers une équipe support. C'est un système élaboré à partir de la technologie appelée IA conversationnelle qui offre aux entreprises de nombreux avantages.

Qu'est-ce qu'un agent virtuel ?

L'automatisation du service client présente beaucoup d'avantages pour une entreprise. Pour adopter un standard automatique ou standard virtuel efficace, il vous faut disposer d'un agent virtuel. C'est un système qui se base sur une intelligence artificielle et qui facilite la gestion des appels téléphoniques de l'entreprise. Le logiciel vous permet notamment de maintenir la conversation avec vos clients.

Un agent virtuel comme Reecall répond ainsi à vos clients de manière automatique que ce soit par message ou par appels téléphoniques, et ce, sans qu'un opérateur intervienne. Si la requête émise est trop complexe, le logiciel du standard automatique transfère le message ou les appels à un service spécialisé. Visitez la page de demande de contact si vous souhaitez demander une démo de l'agent virtuel Reecall.

Très pratique, l'agent virtuel peut être intégré à des logiciels internes comme Zendesk ou Aircall ou alors à la page web de votre entreprise. Le service client sera ainsi plus efficace et des tâches comme la gestion des réservations, des plaintes, la recommandation des services ou produits pourront être réalisées plus aisément. Le standard automatique, lorsqu'il est associé à un agent virtuel, favorise la rétention client. Les appels et chaque message reçus sont bien traités, ce qui garantit la satisfaction client.

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Standard automatique : les avantages de choisir un agent virtuel

Opter pour la mise en place d'un système de standard automatique avec un agent virtuel offre à votre entreprise de nombreux avantages. C'est une solution qui vous permet de répondre à la totalité de vos appels et de vous assurer que chaque appelant est satisfait.

Une attention personnalisée

Le standard automatique avec un agent virtuel vous aide à mettre à la disposition des clients un numéro constamment accessible. Ces derniers peuvent donc contacter le service client de votre entreprise n'importe quand pour bénéficier d'une assistance. Grâce au logiciel intégré, l'appelant obtient une réponse à sa préoccupation même en l'absence d'un opérateur. Quelle que soit l'option que choisit le client, une conversation par message ou appel téléphonique, l'agent virtuel lui procure les renseignements qu'il recherche.

Une progression constante pour optimiser l'efficacité du standard automatique

L'agent virtuel intégré à votre standard automatique étant conçu à partir d'une intelligence artificielle, celle-ci détecte et corrige automatiquement les erreurs qui se produisent parfois. L'une des fonctionnalités du système est de récupérer des données de chaque message ou conversation effectuée par appel téléphonique pour mieux répondre aux requêtes à venir des clients.

Une réduction des coûts et du temps d'attente

Le standard automatique avec un agent virtuel, qui permet de prendre en charge tous les appels, réduit le temps d'attente des clients. Cela implique également une réduction des coûts et une amélioration de l'expérience client. Les mises en attente trop longues des standards téléphoniques ne sont plus d'actualité lorsque vous disposez d'un agent virtuel. On estime une économie d’un temps plein mensuel pour une entreprise recevant 3 000 appels chaque mois.

Une solution pour faciliter la tâche aux opérateurs

Les requêtes les moins complexes tels les prises de rendez-vous, les modifications de commandes ou changements de mots de passe sont directement gérées par l'agent virtuel de votre standard automatique. Cela simplifie la tâche à l'équipe qui n'aura qu'à se concentrer sur les appels urgents et nécessitant l'intervention d'un professionnel. En clair, un standard automatique mis en place avec un agent virtuel comme Reecall vous garantit des résultats dès la mise en place. C'est l'un des moyens les plus sûrs pour fidéliser vos clients qui vous contactent en vue d'obtenir des informations ou de souscrire à un service.

Les critères de choix d'un agent virtuel

Les agents virtuels vous offrent la possibilité de mettre en place un standard automatique performant avec une certaine disponibilité pour ne pas laisser sans réponse les appels des clients. En contactant votre numéro, tout appelant est automatiquement pris en charge puis redirigé selon les informations dont il a besoin. Tous les agents virtuels ne présentent cependant pas la même efficacité. Il convient par conséquent de faire attention au choix de votre logiciel.

Le premier critère à évaluer est l'accès la capacité d’intégration de l'outil. En effet, pour mettre en place un standard automatique, il est essentiel que l'agent virtuel soit accessible depuis plusieurs plateformes. En plus d'être intégré à votre système de téléphonie, le programme doit pouvoir assurer la création de ticket ou la redirection.

De même, lors des appels téléphoniques, il est capital que votre agent virtuel apporte aux clients des réponses précises. Il en va de l'efficacité de votre standard téléphonique. Votre call bot doit pouvoir renseigner efficacement chaque appelant. Reecall a été pensé pour créer un standard automatique efficace et offrir à vos utilisateurs une expérience client exceptionnelle.

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Comment mettre en place un standard automatique avec un agent virtuel ?

Le standard automatique avec un agent virtuel est une solution qui s'adresse à toutes les entreprises, peu importe la taille ou le secteur d'activité. Pour mieux profiter de ses avantages et améliorer le service client, vous devez toutefois connaître certaines astuces. Si vous exercez dans le domaine immobilier, les conseils prodigués sur la page Reecall Immobilier vous seront utiles.

Après avoir choisi le logiciel pour votre standard automatique, il est recommandé de créer des scénarios. Selon votre secteur d'activité, le nombre d'appels reçus quotidiennement et vos besoins, les scénarios à mettre en place peuvent varier. Les scénarios vous évitent de perdre le moindre rendez-vous ou de laisser un client insatisfait.

Il est aussi important de choisir un numéro facilement mémorisable pour votre standard automatique. En effet, un numéro mnémotechnique est un levier marketing efficace qui favorise la relation client. Dans la mesure où l'agent virtuel devra transférer l'appel d'un client vers une équipe support, il faut également pouvoir tracer le sujet des appels et la création de ticket automatisé dans votre outil ticketing (ex : Zendesk).

La meilleure manière de rendre plus efficace un standard automatique est de recourir à un agent virtuel comme Reecall. C'est la solution par excellence pour rendre le service client plus performant et d’assurer une disponibilité 24/7 à vos utilisateurs.